ひとりワークフロー

公開日: 2026-10-10 / 更新日: 2026-10-10 / カテゴリ: 取引先へのメール

日程調整メールへの返信 例文3つ（取引先との打ち合わせ）｜候補から選ぶ・全部合わない・こちらから候補を出す

取引先から打ち合わせの候補日が届いたら、選ぶなら日時を曜日つきで1行、全部合わなければお詫びを1回にして別の候補を幅つきで3つと、空けておく期限を書けば送れます。候補を出すよう頼まれたときも同じ形です。例文3つと、AIに貼る依頼文を載せました。Claude無料版と同じモデル（Sonnet 5.5）で5回試すと、日付・曜日・時間は5回とも渡したとおりでした（ChatGPTは未確認）。

日程調整メールへの返信例文3通り

こんなとき使う例文
届いた候補のどれかが空いている1. 候補から選ぶ
届いた候補がどれも合わない2. 全部合わないので、別の候補を出す
「ご都合のよい日時をお知らせください」と、候補を出すよう頼まれた3. こちらから候補を出す

AIに頼むなら → AIへの依頼文（プロンプト）

3通とも、Webデザイナーが取引先のG社の山本様から、サイトのリニューアルの2回目の打ち合わせ（オンライン・1時間）の日程の連絡を受けた例です。件名は、届いたメールに返信する形（「Re:」のまま）で変えません。

1. 候補から選ぶ

「11月10日（火）14:00〜15:00／11日（水）10:00〜11:00／12日（木）16:00〜17:00」の3つの候補が届き、11日を選ぶ例です。

G社
山本様

お世話になっております。〇〇です。

打ち合わせの日程のご連絡、ありがとうございます。
いただいた候補のうち、下記でお願いいたします。

11月11日（水）10:00〜11:00

当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇（署名）

選んだ日時は、届いたメールの書き方のまま、曜日と時間まで写します。ほかの候補も空いているなら、「10日（火）14:00〜15:00も空いております」と1行足すと、相手が社内で組み直すときの手がかりになります。

2. 全部合わないので、別の候補を出す

同じ3つの候補がどれも合わず、翌週の候補を出す例です。

G社
山本様

お世話になっております。〇〇です。

打ち合わせの日程のご連絡、ありがとうございます。
申し訳ありませんが、いただいた候補はいずれも都合がつきませんでした。
代わりに、下記の中からご都合のよい1時間をお選びいただけないでしょうか。

・11月16日（月）13:00〜17:00
・11月17日（火）10:00〜12:00
・11月18日（水）10:00〜18:00

いずれも11月13日（金）まで空けておきます。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

〇〇（署名）

都合がつかない理由は書きません。候補は別々の日に3つ、1時間の打ち合わせより広い幅で出すと、相手が1回で選べる見込みが上がります。期限を過ぎても返事が無いときは、返事・資料が来ないときの催促メール例文3つ｜資料が届かない・確認の返事が無い・見積もりの後に返事が無い（フリーランス）の形で一度だけ尋ねます。

3. こちらから候補を出す

「11月16日（月）〜20日（金）の間で、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください」と頼まれた例です。

G社
山本様

お世話になっております。〇〇です。

打ち合わせの日程のご連絡、ありがとうございます。
下記の時間帯であれば、いずれも1時間の打ち合わせができます。この中からご都合のよい時間を1つお選びください。

・11月17日（火）10:00〜12:00
・11月18日（水）14:00〜17:00
・11月19日（木）13:00〜15:00

11月13日（金）まで、この時間は空けておきます。
どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇（署名）

相手が示した期間（16日〜20日）の中から出します。「いつでも大丈夫です」とだけ返すと、相手がもう一度候補を出すことになり、やりとりが1往復増えます。

例文1〜3は当サイトが書いた例文です（AIの出力は依頼文の節に載せています）。例文を書き換えて送るときも、日付・曜日・時間は送る前に確かめる3点で自分のカレンダーに照らします。

AIへの依頼文（プロンプト）

この依頼文は、AIが日付や曜日を書き換えたり、都合がつかない理由を足したりしないよう、日時と伝えることを自分で書いて渡す形にしてあります。【】の中を自分の取引に書き換え、「返信で伝えること」の要らない行は消して、AIチャットに貼り付けます（下の文はAIへの指示文＝プロンプトです）。残す行は、例文1の場面なら「選ぶ候補」の1行、例文2なら2行目から下、例文3なら3行目から下です。日付と曜日は、カレンダーを見て自分で書きます。

取引先から届いた打ち合わせの日程調整のメールに、返信するメールを書いてください。

状況：【自分の仕事】です。【相手の会社名と担当者名】様から、【打ち合わせの中身と形（オンラインか対面か・所要時間）】について、日程の連絡が届きました。
届いた内容：【届いた候補の日時（曜日つき）、または「〇日〜〇日の間で都合のよい日時を知らせてほしい」】

返信で伝えること：
- 選ぶ候補：【選ぶ日時（曜日つき）】
- 届いた候補は、どれも都合がつかないこと
- こちらから出す候補：【出す日時（曜日つき・時間は幅で）】
- 上の候補から、都合のよい1つを選んでほしいこと
- 候補を空けておく期限：【いつまで空けておくか】

書き方：
- 元のメールへの返信なので、件名は書かず本文だけ書く
- 日付・曜日・時間は上に書いたものだけを使う。足したり、言い換えたり、曜日を付け直したりしない
- 都合がつかない理由は書かない。お詫びは1回まで
- 上に無い事実や、上に無いお願い・質問（会議のURL、資料、場所など）を足さない
- 候補は1行に1つ
- 自分の名前は〇〇のままにする
- 250字程度、丁寧で簡潔に

取引先の名前を貼る前に: 学習に使わせない設定を1回済ませれば、ふつうの取引はそのまま入れてかまいません。仮名にするのは秘密保持の約束がある重い案件だけです（ChatGPTに取引先名や金額を入れていい？ 先に設定を1回、仮名にするのは重い案件だけ）。

記入済みの例（例文2と同じ場面。「選ぶ候補」の行は消している） 
取引先から届いた打ち合わせの日程調整のメールに、返信するメールを書いてください。

状況：フリーランスのWebデザイナーです。G社の山本様から、サイトのリニューアルの2回目の打ち合わせ（オンライン・1時間）について、日程の連絡が届きました。
届いた内容：次の3つの候補から選んでほしい
・11月10日（火）14:00〜15:00
・11月11日（水）10:00〜11:00
・11月12日（木）16:00〜17:00

返信で伝えること：
- 届いた候補は、どれも都合がつかないこと
- こちらから出す候補：
  ・11月16日（月）13:00〜17:00のうち1時間
  ・11月17日（火）10:00〜12:00のうち1時間
  ・11月18日（水）10:00〜18:00のうち1時間
- 上の候補から、都合のよい1つを選んでほしいこと
- 候補を空けておく期限：11月13日（金）まで空けておく

（「書き方」は、上の依頼文と同じ）

上の記入済みの例を貼って返ってきた文面です（Claude Sonnet 5.5・2026-10-09・3回のうち2回目）。

山本様

お世話になっております。〇〇です。
2回目の打ち合わせの日程をご連絡いただき、ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた候補はいずれも都合がつきませんでした。
つきましては、下記の候補からご都合のよい1つをお選びいただけますでしょうか。いずれも1時間です。

・11月16日（月）13:00〜17:00のうち1時間
・11月17日（火）10:00〜12:00のうち1時間
・11月18日（水）10:00〜18:00のうち1時間

上記の候補は、11月13日（金）まで空けておきます。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇

例文1・3の場面で返ってきた文面（各1回）

例文1の場面（「選ぶ候補：11月11日（水）10:00〜11:00」の1行だけ残して頼んだもの）:

G社 山本様

お世話になっております。
2回目の打ち合わせの日程をご連絡いただき、ありがとうございます。

ご提示いただいた候補の中から、下記の日程でお願いできますでしょうか。

11月11日（水）10:00〜11:00

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

〇〇

例文3の場面（届いた内容を「11月16日（月）〜20日（金）の間で、ご都合のよい日時をいくつか知らせてほしい」にし、17日・18日・19日の候補を渡したもの）:

山本様

お世話になっております。
2回目の打ち合わせの日程につきまして、ご連絡ありがとうございます。

以下の候補のうち、1時間でお願いできればと存じます。

・11月17日（火）10:00〜12:00のうち1時間
・11月18日（水）14:00〜17:00のうち1時間
・11月19日（木）13:00〜15:00のうち1時間

上記からご都合のよいものを1つお選びください。
候補は11月13日（金）まで空けておきます。

お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇

試した結果（2026-09-29 時点の Claude 無料版の標準モデル Sonnet 5.5。チャット画面以外から実行・2026-10-09・毎回新しい会話。ChatGPTは未確認）: この依頼文を、例文2の場面で3回、例文1・3の場面で1回ずつ、計5回試すと、日付・曜日・時間は5回とも渡したとおりでした。都合がつかない理由や、頼んでいない質問（会議のURLなど）は5回とも0回で、候補を出した4回は4回とも「1つ選んでほしい」と空けておく期限を書いていました。

送る前に確かめる3点

日時は、相手がそのまま予定に入れます。自分の写し間違いも含め、下の3点を自分のカレンダーと届いたメールに照らします（依頼文どおりの5回では、日付・曜日・時間の誤りは0回でした）。

確かめること照らす相手と直し方
日付と曜日カレンダーで1つずつ確かめる。選んだ候補は、届いたメールの日時と一字ずつ照らして合わせる
出す候補の時間の幅自分のカレンダーの空きに照らす。打ち合わせの長さ（例: 1時間）より短い幅があれば消す
空けておく期限候補のいちばん早い日より前か。送ったら、その時間をカレンダーに「仮」で入れる

宛名の上に会社名の行（5回中4回無し）と、「お世話になっております。」の後の「〇〇です。」の名乗り（5回中2回無し）を足し、〇〇を自分の名前と署名に置き換えます。ここまでで送れます。

候補は幅で3つ出し、空けておく期限を書く

あいさつの後に上から順に並べれば、例文と同じ形になります（決まりではなく、当サイトの目安です）。

書くこと書き方
連絡へのお礼「打ち合わせの日程のご連絡、ありがとうございます」と1文
選んだ日時（例文1）曜日と時間まで、届いた候補の書き方のまま1行
合わないこと（例文2）お詫びは1回。理由は書かない
出す候補（例文2・3）別々の日に3つ。打ち合わせの長さより広い幅で、1行に1つ
空けておく期限（例文2・3）「○月○日（○）まで空けておきます」と日付で

期限を書くのは、候補を出したまま返事が来ないと、その時間にほかの仕事を入れてよいかを自分で決められなくなるからです。期限が書いてあれば、過ぎた後はその時間を空けておかなくてよいことが、相手にも伝わります。理由を書かないのは、相手が日程の返事から知りたいのは空いている日時で、理由ではないからです。

書かない方がよい一文

次の一文は、当サイトが作った例です（プロンプトを実行した出力ではありません）。

一文の例書かない理由
「あいにくその週は他社の案件が立て込んでおりまして」理由は要りません。実際と違えば作り話になり、取引先に仕事の混み具合を伝える必要もありません
「いつでも大丈夫ですので、ご都合に合わせます」相手がもう一度候補を出すことになります。空いている日時を書きます
「来週の前半の午前中でしたら」何日の何時か分かりません。日付・曜日・時刻で書きます
「11日でお願いします」（曜日と時間なし）候補に同じ日が2つあると、どちらか分かりません。届いた候補の書き方のまま写します

注意：AIに短く頼むと足されやすい一文

上の依頼文は、下の表のような一文が入りにくいように、日時と伝えることを自分で書く形にしてあります。短く頼まず、上の形で頼んでください。

下は、この記事の依頼文を使わず、次の文だけで3回頼んだときの結果です（Sonnet 5.5・2026-10-09・毎回新しい会話）。

取引先のG社の山本さんから打ち合わせの候補日が来ました。11月10日14時、11日10時、12日16時です。全部都合が悪いので、16日か17日の午前なら空いていると返信したいです。返信メールを書いてください。
足されたもの・抜けたもの3回中
渡していない、都合がつかない理由（「別件と重なっており」「別件で予定が埋まっており」）3回
時刻の無い候補（「11月16日(月)午前」）3回
元のメールに無い件名（「Re: 打ち合わせ日程のご相談」）3回
「申し訳ございません」「恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」など、詫びと恐縮の言葉を3つ3回
両日とも合わないときの一文（相手に候補を出し直してもらうお願い2回、こちらから出し直す申し出1回）3回
（抜けたもの）候補を空けておく期限3回とも無し

AIが自分で付けた曜日（16日が月曜、17日が火曜）は、3回とも2026年のカレンダーと合っていました。ただ、年が変われば曜日も変わるため、曜日は自分で書いて渡す形にしています。短い依頼文は渡した材料も少ないため、差が条件によるものかは確かめていません。

短く頼んだ1回目の出力の全文

（）はAIが入れたままです。メール本文の部分を、手を加えずに載せています（後ろの補足は省きました）。

件名：Re: 打ち合わせ日程のご相談

G社
山本様

いつもお世話になっております。
(あなたのお名前)です。

打ち合わせのご候補日をお送りいただき、ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、ご提示いただいた11月10日(14時)、11日(10時)、12日(16時)は、いずれも別件と重なっており、調整がつきませんでした。

大変恐縮ですが、下記日程でご都合はいかがでしょうか。

・11月16日(月)午前
・11月17日(火)午前

上記が難しい場合は、改めて山本様のご都合の良い日時をいくつかご教示いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

(署名)

AIを使わない方が速いとき

候補から1つ選ぶだけなら、例文1の日時を書き換える方が速く済みます。チャットでやりとりしている相手なら、「11日（水）10時でお願いします」の1行で足ります。AIに頼んで手間が減るのは、例文2・3のように、候補を3つ並べて期限も書くときです。

検証ログ

使用したAI・試した回数・更新履歴
  • 例文1〜3・「書き方」の表・「書かない方がよい一文」の表: 当サイトが書いた例です（記事全体と同じくAIが執筆。会社名・名前は架空で、曜日は2026年のカレンダーで確かめています）。書き方の勧めは決まりではなく、当サイトの目安です
  • 使用モデル: Claude Sonnet 5.5（2026年9月29日に無料プランの画面で確かめた標準モデル）を、Claude Code の非対話モードで道具なし・毎回新しい会話で実行しました。チャット画面ではないため、画面の設定や記憶の機能は入っていません。ChatGPTでは試していません
  • 検証日・回数: 2026年10月9日。依頼文どおり5回（例文2の場面3回、例文1・3の場面1回ずつ）／短い依頼文3回。載せた記入済みの例は実行したものと同じです（例文1の場面は「選ぶ候補」の1行だけ、例文3の場面は届いた内容と候補を入れ替えたもの）。実測の回はファイルを参照していません（空のフォルダから道具なしで起動し、記録で道具の使用0回を確かめました）
  • 依頼文を直す前の5回: 最初の版には「上の候補から、都合のよい1つを選んでほしいこと」の行が無く、例文3の場面の1回が「下記の候補のうち、それぞれ1時間でお願いできればと存じます」と、打ち合わせを3回するようにも読める文にしました（例文2の場面の3回は「ご検討いただけますでしょうか」などで、1つ選ぶことは書いていませんでした）。この行を足し、記事の数字は直した後の5回だけで数えています。直す前の5回も、日付・曜日・時間の誤りと理由の作り話は0回でした
  • 依頼文どおりの5回のほかの点: お詫びは例文2の場面の3回とも「大変申し訳ございませんが」の1回。宛名の上の会社名は例文1の場面の1回だけ（「G社 山本様」）。名乗り「〇〇です」は例文2の場面の3回だけで、署名は5回とも〇〇のまま。例文3の場面の1回は「以下の候補のうち、1時間でお願いできればと存じます」の後に「上記からご都合のよいものを1つお選びください」と続けていました
  • 短い依頼文: 読者が普段打ちそうな文にしました。時刻・期限・お詫びの数の指示を渡していないため、回数の差を条件の効き目とは言えません。3回とも、届いた候補を曜日なしで繰り返し、メールの後に「曜日は2026年のカレンダーで入れた」という補足と、午前の具体的な時間帯を添えるよう勧める一文を付けていました。名乗りの欄は「[あなたの会社名]」を含む形が2回でした
  • 試していないこと: 【】のまま頼むこと、曜日を書かずに日付だけ渡すこと、対面の打ち合わせ（場所を決める場合）、所要時間

この検証の限界: 架空の1つの取引で回数も少なく、出力はAIの種類・時期・設定で変わります。

更新履歴

  • 2026-10-10: 公開

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AI生成コンテンツに関する開示: 本記事はAI（Claude）が執筆しました。例文1〜3は当サイトが書いた例で、依頼文の出力例は実際に生成したものです。検証は検証ログの回数の範囲で、ChatGPTでの動作は確認していません。本サイトは広告・アフィリエイトリンクを含む場合があります（免責事項）。