取引先に送るメールの例文 場面別の一覧（フリーランス・個人事業主）｜見積もりの返信・断り・値上げと送る前の確認
取引先に送るメールの例文を、仕事の流れの順に場面から探せる一覧です。どの場面の記事にも、例文と、AIで自分用に直すプロンプトをつけています。AIに直させた文は、送る前にどの場面でも使える6行の見直し表で確かめてください。
場面から選ぶ（仕事の流れの順）
| 場面 | 開く記事と、手に入るもの |
|---|---|
| 仕事を受けるまで | |
| 独立のあいさつを送る 会社員から独立する（した）ので、前職の取引先・元同僚・名刺交換した人に知らせたい | フリーランス独立の挨拶メール例文3通｜前職の取引先に送る前に確かめる3点 相手別の例文3通と、送る前に確かめる3点・前職の名簿を貼らないAIへの依頼文。 |
| 見積もり 「高い」「もう少し下がりませんか」と返ってきた | 見積もりが高いと言われたときの返信メール例文｜値引きに応じる・範囲を減らす・断るの3通り 3通りの完成例文と、どれで返すかを決める項目の表、送る前の照合表。 |
| 断る 追加作業・納期の前倒し・案件そのものを断りたい | 仕事の断りメール例文｜フリーランスが関係を残して依頼を断る4つの決めごと 先に決める4つ（関係・理由・代案・断りの強さ）と【】を埋めるプロンプト。追加作業と納期の前倒しを断った実際の出力2通り。 |
| 打ち合わせをお願いする 取引先や紹介された相手に、相談や顔合わせの打ち合わせを自分から頼みたい（返事が無いときの送り直しも） | 打ち合わせの依頼メール例文3つ（取引先）｜仕事の相談・紹介された相手・返事が無いとき 打ち合わせを頼む例文3つと、売り込みや「伺います」の申し出を足さないAIへの依頼文。 |
| 依頼の中身を聞く デザインの依頼が来たが、使う場所・サイズ・好みがまだ分からない | デザインのヒアリングシートの作り方｜ロゴ・チラシ・バナーで聞く9問とメール例文3つ 聞く9問の表と、送る・聞き返すメール例文。届いた回答をまとめる依頼文。 |
| 引き受ける 依頼を受けると返事をしたい。修正回数や支払日がまだ示されていない | 依頼を引き受けるメールの例文｜範囲・修正回数・納期・支払日を確かめる一文つき 条件がそろっている場合と、足りない条件を確かめる場合の例文。 |
| 前金をお願いする 受ける前に、作業の前に一部を払ってもらえるか頼みたい（初めての相手・大きな案件） | 前金（着手金）のお願いメール例文3つ（フリーランス）｜初めての取引先・大きな案件・断られたときの代案 前金をお願いする例文3つと、AIが足しがちな条件・決めていない割合の見つけ方。 |
| 契約書の直しを頼む 届いた業務委託契約書（ドラフト）に、直してほしい・確かめたい条項がある | 業務委託契約書の修正依頼メール例文3つ｜直しのお願い・質問・電子契約の署名前の相談 条番号と今の文・お願いしたい文を並べる例文3通りと、送る前の照合表。 |
| 進めている途中 | |
| 打ち合わせの日程調整に返信する 取引先から打ち合わせの候補日が届いた／候補がどれも合わない／都合のよい日時を聞かれた | 日程調整メールへの返信 例文3つ（取引先との打ち合わせ）｜候補から選ぶ・全部合わない・こちらから候補を出す 日時を曜日つきで返す例文3つと、別の候補を幅で3つ出して空けておく期限まで書く依頼文 |
| 打ち合わせの日程を変えてもらう 決まった打ち合わせに、自分の都合で出られなくなった（数日前・前日や当日・2回目） | 日程変更のお願いメール例文3つ（取引先との打ち合わせ）｜数日前・前日や当日・2回目 日程変更をお願いする例文3つと、理由を作らず日時を書き換えないAIへの依頼文。 |
| 打ち合わせのメモをまとめる 打ち合わせのメモが走り書きのまま。決まったことと宿題を相手と確かめたい | 議事録の例文（取引先との打ち合わせ）｜走り書きのメモから、相手に送る版と自分用の版 相手に送る議事録と自分用の控えの例文2つ。メモを3つに分ける依頼文。 |
| 打ち合わせのお礼 打ち合わせ・商談が終わった。決まったことを確かめておきたい | 打ち合わせ後のお礼メール例文3つ｜決まったこと・まだ決まっていないこと・次にすることを書き分ける 決まったこと・まだ決まっていないこと・次にすることを書き分ける例文3通り。 |
| 進み具合を知らせる 途中の状況を伝えたい（予定どおり・少し遅れ気味・資料待ち） | 進捗報告メールの例文3つ｜予定どおり・少し遅れ気味・相手の資料待ちのとき 3つの状況の例文と、「〇日までなら間に合う」の一文。 |
| 担当者が替わった 取引先から担当者変更の連絡が来た | 担当者変更の連絡への返信メール例文3つ｜前任へのお礼・後任へのあいさつ・取り決めの引き継ぎ確認 前任へのお礼・後任へのあいさつ・取り決めの引き継ぎを確かめる例文3通り。 |
| 返信が遅れた 取引先のメールを数日〜1週間以上返せていなかった／催促されて見落としに気づいた | 「返信が遅くなり申し訳ありません」メール例文3つ（取引先）｜数日・1週間以上・催促されて気づいたとき お詫び1文と答え（まだなら答える日）を書く例文3つと、遅れの長さ別のお詫びの一文の表 |
| 催促 資料や返事が来ない | 催促メールの例文3つ｜資料が届かない・確認の返事が無い・見積もりの後に返事が無い 資料が届かない・確認の返事が無い・見積もりの後に返事が無いときの例文3通り。 |
| 追加料金 途中で作業が増えた・修正回数を超えた | 追加料金のお願いメール 例文3つ｜仕様変更・修正回数の超過をフリーランスが伝えるとき 場面ごとの完成例文と、金額の伝え方。 |
| 納期を延ばす 間に合わないと分かった（見込み違い・資料待ち・体調不良） | 納期延長のお願いメール 例文3つ｜作業の見込み違い・資料待ち・体調不良のとき 理由ごとの完成例文と、新しい日付の書き方。 |
| 納期に遅れた 約束の納品日を過ぎてしまった | 納期に遅れたお詫びメールの例文3つ｜まだ納品できていない・遅れて納品する・催促が来てから返すとき まだ納品できていない・遅れて納品する・催促への返信の例文3通り。 |
| 納品とお金 | |
| 納品 作った物を納めて、確認（検収）をお願いしたい | 納品メールの例文3つ｜確認（検収）のお願い・修正後の再納品・途中の納品 ふつうの納品・修正後の再納品・途中の納品の例文と、確認の期限の書き方。 |
| ミスのお詫び 納めた物のミスを指摘された・自分で気づいた | ミスのお詫びメール例文3つ｜指摘されたとき・自分で気づいたとき・成果物に不満を言われたとき 指摘されたとき・自分で気づいたとき・不満を言われたときの例文3通り。 |
| 入金のお礼 入金を確認した | 入金確認のお礼メール 例文3つ｜フリーランスが送る場面と省いてよい場面 初回・毎月の継続・入金が遅れた後の例文。 |
| 関係を続ける・見直す | |
| 紹介のお礼 仕事の相手を紹介してもらった | 仕事を紹介してもらったお礼のメール例文3つ｜打ち合わせの後・仕事が決まったとき・受けなかったとき 打ち合わせの後・決まったとき・見送りになったときの例文3通り。 |
| 追加の仕事を提案する 今の取引先に、隣の仕事も頼んでもらえないか持ちかけたい。押し売りに見えるのが怖い | 既存の取引先への営業メール例文3つ（フリーランス）｜追加の仕事の提案・久しぶりの取引先・見送りへの返信 提案・久しぶりの相手・見送りへの返信の3つの例文と、断られても関係が崩れない書き方。 |
| 年末年始のお休み 年末年始の休みを取引先に知らせたい | 年末年始の休業（お休み）のお知らせメール例文3つ｜年末のあいさつと1通で・休み中の対応の書き方 休み中の対応の書き方と、休み明けのあいさつの例文。 |
| 新年のあいさつ 年が明けて、取引先に新年のあいさつを送りたい（仕事の返信と兼ねる・久しぶりの相手にも） | 新年の挨拶メール例文3つ（フリーランス）｜いつもの取引先へ・仕事の返信と兼ねる・久しぶりの相手へ 受注側として送る例文3つと、AIが足しがちな約束・決めていない日付の見つけ方。 |
| 取引を終える 契約を更新しない・続いている仕事を区切りで終えたい | 契約を更新しない・取引を終えるメールの例文3つ｜条件が合わない・仕事を絞る・進め方が合わないとき 条件が合わない・仕事を絞る・進め方が合わないときの例文3通り。 |
| 修正の依頼に返信する 納品した物に修正の依頼が届いた（範囲の中／範囲が読めない／範囲外の追加が混じる） | 修正依頼への返信メール例文3つ｜そのまま受ける・意図を確かめる・一部だけ受けるとき 依頼された点を書き返して受ける・尋ねる・別に見積もるに分ける例文3つと、修正か追加かの目安 |
| 請求書の間違い 送った請求書の金額・宛名の誤りを指摘された・自分で気づいた | 請求書の間違いのお詫びメール例文3つ｜金額を指摘された・宛名を誤った・入金後に気づいたとき 金額を指摘された・宛名を誤った・入金後に気づいたときの例文3通りと、訂正版の作り方。 |
| 入金の確認 支払期日を過ぎても入金が見えない。催促と取られずに確かめたい | 「行き違いの場合はご容赦ください」未入金の確認メール例文3つと言い換え 初めて・毎月の取引先・請求書が届いていないかも、の例文3通りと「行き違いの場合はご容赦ください」の言い換え。 |
| 値上げ 続いている取引先に、単価の値上げをお願いしたい | 値上げのお願いメール例文2つ｜取引先に単価の値上げを相談する・話した内容を確認する 6項目を渡して返ってきた完成メールと、送る前に確かめる2点。保留・断られた後に送る確認メールも。 |
| 契約の終了に返信する 取引先から契約を更新しない・終えると言われた | 契約を更新しないと言われたフリーランスの返信メール例文3つ｜お礼で終える・理由を聞く・最後の請求を確かめる お礼で終える・理由を聞く・最後の請求と引き継ぎを確かめる例文3つと、予告が短いときの相談の一文。 |
どの場面でも使う2本：AIに貼る前と、送る前
| いつ | 開く記事と、手に入るもの |
|---|---|
| AIに貼る前 下書きに取引先名や金額が混ざっている | ChatGPTに取引先名や金額を入れていい？ 先に設定を1回、仮名にするのは重い案件だけ 先に会話を学習に使わせない設定を1回。ふつうの取引メールはそのまま入れてよく、仮名にするのは秘密保持の約束がある案件などだけ。見分ける表つき。 |
| 送る前 AIが書いた文をそのまま送ってよいか迷う | 送信前チェックリスト12項目（メール・見積）｜AIが書いた文を取引先に送る前に 12項目の表（急ぐときは日付・金額・約束の3つ）と、AIで元の指示と照合するプロンプト。 |
AIが足しがちな危ない一文：6行の見直し表
上の一覧のうち4本でAIに下書きを頼んだとき、場面が違っても同じ種類の一文が足されました。例文をAIで直したら、送る前にこの6行を見てください。
| 足されがちなもの → 見つけたら | 実際に足された文面（どの試行か） |
|---|---|
| 1. 渡していない日付 → 自分の予定と照らすまで消す | 「9月20日17時までに」（「2日ほど遅れる」としか伝えていない納期遅れのお詫び）／「【2026年12月】ご依頼分より」（値上げの相談。4回中3回に仮の日付） |
| 2. 言っていない約束 → 約束するつもりが無ければ消す | 「必ず提出いたします」（同じお詫び）／「今後半年間は改定価格を据え置く予定です」（値上げのお知らせ）／「残りは後日追加で対応する」（値下げを断る返信。3回中1回） |
| 3. 決めていない金額・申し出 → 消す。応じないなら「代案は出さない」と頼む | 「作業範囲を縮小して25万円に収める」（値下げを断る返信。3回中1回）／「ご予算の都合もあるかと存じますので」「調整のご希望がございましたら」（値上げの相談。予算の推測が4回中2回、調整や追加作業の申し出が4回中2回）／「あらためて単価についてご相談させていただければ」（値下げを断るメールで、代案を指定しなかった1回） |
| 4. 渡していない理由・していない経緯 → 自分の理由1文に差し替える。していない経緯は消す | 「昨今の物価上昇や」（値上げの相談。何かしらの理由が4回中4回）／「社内で検討いたしましたが」（ひとりで受けている人には事実でない一文。値下げを断る返信。3回中1回） |
| 5. 名前の書き換え → 自分が知っている表記に戻す | 「〇〇商事 営業部 田中様」（「〇〇商事」「田中様」しか渡していない）／「B社」が「株式会社B」に（値上げの相談。4回中1回） |
| 6. 逆に抜けるもの：返事の期限 → 「〇月〇日までに」を自分で足す | 値下げを断る返信で3回中3回、値上げの相談で4回中4回、期限が入らず「ご検討のほど」「お気軽にお申し付けください」などで終わった |
表の出どころ: 上の一覧の記事（見積もり・断り・値上げ・送信前チェック）の検証で、AIが実際に出した文面です。使ったのは Claude Sonnet 5 と Claude Opus 5.5（有料プラン）（2026年9月18日〜25日）で、ChatGPTでは確かめていません。1つの場面で試したのは1〜4回だけなので、回数は割合の目安ではありません。この一覧のために新しく試したものはありません。
見るコツは、間違い探しではなく「自分が渡していない日付・約束・金額が増えていないか」です。範囲を減らす案や値引きそのものは、悪い返し方ではありません。困るのは、自分で決める前にAIが決めて書いてしまうことです。1〜3は、送った後に取り消しにくいものです。
取引先名を仮名（A社・◯様など）に置き換えてAIに渡したときは、送る直前に仮名が本文に残っていないかも見ます。
AIを使わない方が速いとき
- どう返すかがもう決まっているなら、記事の例文の金額と作業の名前を入れ替える方が早く終わります
- 「その日は難しいです」程度の一言で済む断りは、そのまま打つ方が早く終わります
- 下げてよい下限や減らせる作業など、自分で決めることがまだ決まっていないうちは、AIに書かせても進みません。決まっていない所は、上の表のとおりAIが埋めてしまいます
検証ログ
表の出典・この一覧の限界・更新履歴
この一覧で新しく試したことはありません。見直し表の文面は、次の記事の検証ログにある出力から写しました。
- 送信前チェックリストの記事: Claude Sonnet 5・2026年9月18日。取引先あてのメール3種類を各1〜2回（「2日ほど遅れる」とだけ伝えた納期遅れのお詫び、単価10%の値上げのお知らせ ほか）。表の1・2・5行目の一部
- 断りメールの記事: Claude Sonnet 5・2026年9月20日。追加作業・値下げ・納期の前倒しを断る依頼文を各1回。表の3行目の「あらためて単価について」は、代案の有無を書かなかった値下げの回
- 値上げ交渉メールの記事: Claude Opus 5.5 で3回・Claude Sonnet 5 で1回（2026年9月24日）。理由・開始時期・期限を書かない短い依頼文。表の1・3・4・5・6行目の一部
- 見積もりへの返信の記事: Claude Sonnet 5・2026年9月25日。金額と相手の返事だけを渡し、値下げを断る返信を3回。表の2・3・4・6行目の一部
この一覧の限界: どれも架空の状況で、1つの場面で1〜4回しか試していません。同じ一文が毎回足されるとも、足されないとも言えません。出力はAIの種類・時期・設定で変わります。ChatGPTでは確かめていません。
更新履歴
- 2026-10-01: 業務フローの解説（打ち合わせから入金確認までの7工程）から、取引先に送るメールの場面別の一覧に作り替えました。以前の版の7工程の手順・議事録などのプロンプトと、その検証ログ（Claude Opus 5・2026年9月18日・合計13回）は外しました
- 2026-09-18: 公開
まとめ
取引先へのメールは、仕事の流れの場面（見積もりの返信・断る・引き受ける・納期を延ばす・値上げなど）から記事を選び、例文を自分の金額と作業に直して使います。AIに直させたら、送る前に6行の見直し表で、渡していない日付・言っていない約束・決めていない金額と申し出・渡していない理由・名前の書き換えを消し、返事の期限を足します。
AI生成コンテンツに関する開示: 本記事はAI（Claude）が執筆したものです。見直し表の文面は、各記事の検証でAIが実際に出したもので、この一覧のために新しく試したものはありません。ChatGPTでの動作は確認していません。法律に関わる判断は、相談窓口や専門家にご確認ください。本サイトは広告・アフィリエイトリンクを含む場合があります。詳しくは免責事項をご確認ください。