ひとりワークフロー

公開日: 2026-09-20 / カテゴリ: ChatGPT活用

対面打ち合わせ後、スマホだけで議事録を作る｜ボイスメモ→ChatGPT整形の3ステップ

客先での対面打ち合わせを終えた直後、次の予定までの移動中や空き時間に、パソコンを開かずスマホだけで議事録を仕上げたい——そのための記事です。

全部で3ステップです（打ち合わせ中にメモを残す→スマホの標準機能で文字起こしする→ChatGPTに渡して決定事項・保留事項・次のアクションに整形する）。最初にやることは、打ち合わせ中に音声を録音するか、要点だけ手書きでメモを取っておくことです。

客先に一人で出向き、議事録の体裁も内容も自分だけで決めているフリーランス・個人事業主向けの記事です。Web会議の自動文字起こしが使える場面や、決定事項のタスク化・期限管理までは扱いません。

この記事の前提と、扱わないこと

この記事の位置づけ

調査した範囲では、「スマホ 議事録 ChatGPT」「対面 打ち合わせ 議事録 AI」の上位検索結果20件のうち、Web会議前提の記事が約12件、Plaud・GENIEEなど商用の高機能ツールを紹介する記事が約5件で、「対面・スマホのみ・低コスト」という前提だけで完結する記事は見当たりませんでした。近いものとしてNottaとChatGPTの組み合わせを紹介する記事もありましたが、Notta等の有料ツールが前提になっています。本記事はスマホの標準機能とChatGPTだけで完結させる方法を扱います。

打ち合わせから請求・入金確認までの工程全体は別記事で扱っています。本記事はそのうち「議事録を作る」工程だけを、対面・スマホのみという場面に絞って詳しくしたものです。

ChatGPTのスマホアプリで音声を扱う際に、確認できたことと、できなかったこと

対面の打ち合わせの録音をそのままChatGPTに読み込ませられれば話は早いのですが、2026年9月20日時点で確認した範囲では、いくつか制約があります。特にここから先の情報は、OpenAI公式のヘルプページ（help.openai.com）に直接アクセスできない環境で調査したため、一次情報ではなく、App Store公式ページと複数のテクノロジー系ブログ記事に基づく内容です。 実際にお使いの際は、ご自身の契約プラン・アプリのバージョンで一度確認してください。

25MBという数字が事実だとすると、20〜40分の対面打ち合わせを録音したMP3ファイルは多くの場合これを超えます。圧縮や分割をしてまで直接読み込ませるのは、スマホの空き時間で完結させたいという本記事の前提からすると遠回りです。そのため本記事では、録音（または手書きメモ）を先にテキスト化してから、テキストだけをChatGPTに渡すという方法を中心に扱います。この方法であれば、ファイルサイズの制約そのものを気にする必要がありません。

全体像：3ステップで、決定・保留・アクションを分けた議事録を作る

ステップやること主に作業する場所
1打ち合わせ中にメモを残す（録音 または 手書き）打ち合わせの最中
2スマホの標準機能で文字起こしする（録音の場合のみ）移動中・空き時間
3ChatGPTに渡し、決定事項・保留事項・次のアクションに整形する移動中・空き時間

手書きメモだけの場合はステップ2が不要になり、メモをそのままステップ3に渡します。以下、ステップごとに具体的に見ていきます。

ステップ1：打ち合わせ中にメモを残す

録音する場合

スマホの標準の録音アプリ（iPhoneの「ボイスメモ」、Androidの標準録音アプリなど）で、打ち合わせの開始から終了まで録音します。録音する前に、相手に一言断ってください。 会話を無断で録音することの是非は打ち合わせの相手との関係や状況によるため、この記事では判断しません。必要に応じてご自身で確認してください。

手書きでメモする場合

録音が難しい場面（名刺交換や資料を見ながらの立ち話など）では、要点だけを手書きでメモします。このとき、「決まったこと」には印（○や二重線など）、「まだ決まっていないこと」には別の印（△など）を、その場でつけておくと、後でChatGPTに渡す文章を作るときに迷いません。

ステップ2：スマホの標準機能で文字起こしする

録音した音声を、スマホの標準機能でテキスト化します。iPhoneの「ボイスメモ」アプリ、Androidの文字起こし対応メモアプリなど、機種ごとに搭載されている機能を使います。画面名やボタンの名称は機種・OSのバージョンで変わるため、ここでは具体的な操作手順は書きません。 お使いの端末の設定やヘルプで確認してください。

文字起こしをする際、あらかじめ知っておくとよい制約が1つあります。話している人が複数いても、誰の発言かは区別されません。 全員の発言が1つのテキストにまとまって出てきます（出典: 文字起こしツール系のブログ記事、確認日: 2026-09-20）。次のステップでChatGPTに渡す際、発言者を区別したい場合は、自分で「（自分）」「（先方）」のような印を、文字起こし結果に手直しで加える一手間が必要です。

手書きメモの場合は、この文字起こしの手間そのものが不要です。メモをそのままステップ3に入力します。

ステップ3：ChatGPTに渡し、決定・保留・アクションに分ける

文字起こしした結果、または手書きメモを、ChatGPTに渡して整形します。ここでのポイントは2つです。

  1. 「決まったことだけ」「決まっていないことだけ」を分けて出すよう、プロンプトで明示的に指示すること。指示しないと、AIは会話の流れに引きずられて、検討中の話も決定事項の欄に混ぜてしまうことがあります（後述の検証ログ参照）
  2. メモに書かれていないことを補わないよう指示すること。関連記事「送信前チェックリスト」で扱っているとおり、AIは渡していない情報を書き足すことがあります。議事録は次の判断の土台になる文書なので、ここで事実が混入すると影響が大きくなります
試したプロンプトと実際の出力（Webサイト制作の打ち合わせメモ）

記入済みの例プロンプト

以下は客先との打ち合わせ後に取った手書きメモです。決定事項・保留事項・次のアクションの
3つに分けて、議事録の形に整えてください。

条件:
- 決定事項は「確定したこと」だけを書く
- 保留事項は「まだ決まっていないこと」だけを書く
- 次のアクションは「誰が・何を・いつまでに」の形式で書き、期限が分からない項目は
  「(期限記載なし)」と明記する
- メモに書かれていないことを補わない

メモ:
サイト公開は来月中旬希望。トップページのデザイン案は今週中にこちらから2案送る。
会社ロゴのデータは先方が来週火曜までに送ってくれる。写真素材は先方にあるものを
使うか新規撮影するか未定、次回打ち合わせで決める。問い合わせフォームの項目は
先方社内で確認中、返事待ち。月額の保守費用は今回は含めず、初期費用のみで契約。
次回打ち合わせは来月頭を目安に、日程は追って連絡。

実際の出力（Claude Sonnet 5・2026-09-19検証。ChatGPTでの再現は未検証）

## 決定事項
- サイト公開は来月中旬を希望
- 月額保守費用は今回契約に含めず、初期費用のみで契約する

## 保留事項
- 写真素材は先方の既存データを使うか新規撮影するかが未定（次回打ち合わせで決定）
- 問い合わせフォームの項目は先方社内で確認中、返事待ち
- 次回打ち合わせの具体的な日程は未定

## 次のアクション
- こちら：トップページのデザイン案2案を今週中に送付
- 先方：会社ロゴデータを来週火曜までに送付
- 先方：問い合わせフォームの項目について社内確認後に回答（期限記載なし）
- 先方：次回打ち合わせの日程を連絡（期限記載なし）

出力を見ると、条件どおり「期限記載なし」の明記や、保留事項の切り分けは指示通りにできています。ただし1点、注意が必要な混入がありました。 決定事項の1つ目、「サイト公開は来月中旬を希望」です。元のメモは「来月中旬希望」であり、これは相手の要望であって、確定した約束ではありません。それにもかかわらずAIはこれを「決定事項」の欄に分類しました。「希望」「予定」「〜したい」といった言葉が混じった項目は、AIが決定事項に分類していても、自分の目でもう一度確認する必要があります。この記事の議事録が「決定事項と保留事項を分ける」ことを目的にしている以上、この種の混入は一番起きてほしくない事故です。

なお、社名や担当者名を伏せ字にしてから渡したい場合は、伏せ字を工程間で持ち回るための設計を別記事で扱っています。そのまま流用できます。

AIを使わない方が速いケース

5分未満で終わる、確認だけの短い打ち合わせ（次回日程の確認だけ、資料の受け渡しだけなど）では、手書きメモをそのままテキスト化して送る方が、録音→文字起こし→AI整形という手順を踏むより速いことがほとんどです。

見分け方は、打ち合わせの内容に「決定・保留・アクション」を分けて整理するだけの分量があるかどうかです。分量が無ければ、そもそも分類する作業自体が不要で、AIを使う工程を挟むこと自体が遠回りになります。

検証ログ

観察できたこと

この検証の限界

まとめ・次に読むべき記事

対面の打ち合わせ後にスマホだけで議事録を作るには、打ち合わせ中にメモを残す→スマホの標準機能で文字起こしする→ChatGPTに渡して決定・保留・アクションに整形するという3ステップで十分です。録音を直接ChatGPTに読み込ませる必要はなく、むしろ25MBの上限（確認できた範囲での情報）を考えると、テキスト化を先に済ませる方が現実的です。整形後は、「希望」「予定」のような言葉が決定事項に紛れ込んでいないか、自分の目で最後にもう一度確認してください。

作成した議事録をそのまま関係者に送る場合は、送信前の検品を次の記事で扱っています。打ち合わせから請求・入金確認までの工程全体は、下記のハブ記事にまとめています。

AI生成コンテンツに関する開示: 本記事はAI（Claude Sonnet 5）が調査・検証・執筆したものです。検証ログに記載のとおり、掲載した出力例は実際に生成して確認していますが、検証はClaude Sonnet 5・少数回の試行の範囲にとどまり、ChatGPTでの動作は確認していません。ChatGPTアプリの音声関連機能についての記述も、OpenAI公式ヘルプに到達できない状態での二次情報に基づいています。実際にお試しの際は、ご自身の環境・契約プランで確認してください。本サイトは広告・アフィリエイトリンクを含む場合があります。詳しくは免責事項をご確認ください。